Creëer uw kansen met innovatieve sociale media, maar voorkom juridische avonturen
Het gebruik van sociale media neemt fors toe. Wereldwijd heeft Twitter inmiddels meer dan 106 miljoen geregistreerde gebruikers en melden zich dagelijks meer dan 300.000 mensen aan. Dit medium kent nu al meer dan 19 miljard zoekopdrachten per maand. Het einde van deze belangstelling lijkt nog niet in zicht.
Ons rechtssysteem zal niet om deze nieuwe sociale media heen kunnen. In een Nederlandse strafzaak weigerde de Rechtbank om verslaggeving te verbieden van de pers via Twitter. In Zweden en Groot Brittannië hebben rechters het dagvaarden via Twitter van onvindbare gedaagden toegestaan.
Strategische keuze
Veel bedrijven zien terecht groeikansen in het gebruik van sociale media. Op LinkedIn wemelt het reeds van online netwerkende accountmanagers en recruiters. Op Twitter bevinden zich steeds meer kenniswerkers die hun informatie delen. Veel bedrijven staan vroeg of laat voor de strategische keuze op welke wijze zij hun medewerkers de vrije hand willen geven in het gebruik hiervan. Want medewerkers via sociale media laten netwerken kent aantrekkelijke kansen, maar ook valkuilen en bedreigingen. Heldere afspraken hierover met elkaar vastleggen, kan van levensbelang zijn.
Zo heeft Persbureau Reuters voor de journalisten met wie het samenwerkt een uitvoerige gedragscode voorgeschreven. Daarin wordt hen onder andere gevraagd zich niet onder een valse identiteit kenbaar te maken en bronnen voorafgaand aan publicatie te verifiëren. Toen zo’n tien jaren geleden het gebruik van email een hoge vlucht nam, werd werkgevers reeds geadviseerd zekerheidshalve expliciet het gebruik van porno, geweld en discriminerende uitingen vooraf te verbieden. Dit advies geldt onverkort. Het eerste geval waarin beledigende uitingen via Twitter door een rechter moest worden verboden, is al gesignaleerd.
Privémail
Anderzijds dient u als werkgever bewust te zijn van de privacyregels die door het College Bescherming Persoonsgegevens zijn opgesteld. Dit College adviseert werkgevers om in overleg met de Ondernemingsraad vooraf vast te stellen in hoeverre het gebruik van internet, emailverkeer en dergelijke is toegestaan. Deze regels dienen op toegankelijke wijze te worden gepubliceerd. Verboden gebruik van online faciliteiten dient bij voorkeur softwarematig onmogelijk te worden gemaakt. Rapportages en gebruiksstatistieken dienen te worden geanonimiseerd. Werknemers dient inzage in hun persoonlijke gegevens te worden geboden.
In een recente rechterlijke uitspraak is een werkgever veroordeeld tot betaling van schadevergoeding nadat hij de hotmail-account van een werkneemster had gelezen met een vertrouwensbreuk als gevolg. Alhoewel de werkgever vooral was gevallen over email-correspondentie dat betrekking had op haar werk, rekende de Kantonrechter deze schending de werkgever toch zwaar aan. Met heldere afgebakende regels vooraf over scheiding tussen het gebruik van privémail en werkmail had deze vertrouwensbreuk voorkomen kunnen worden.
Ons advies is dan ook dat u zich niets in de weg laat staan om nieuwe, innovatieve sociale media zoals LinkedIn en Twitter voor uw bedrijfsprocessen in te zetten. Wel is het daarbij ten zeerste aan te bevelen vooraf heldere, doordachte regels met uw personeel vast te leggen om misverstanden, conflicten en misbruik te voorkomen.
PS: Wij zijn te volgen via: twitter.com/advocaatswart
